تُسجَّل كل قيمة يطبعها المستند، كالأوزان وعدد الطرود والموانئ والأطراف ورقم الفاتورة، عند إصدار المستند أو رفعه. وتعرض «الوقائع المطبوعة في المستندات»، في تبويب «المستندات» بالطلب، هذه القيم جنبًا إلى جنب، حقلًا بحقل، فيظهر قبل إرسال المستندات أي اختلاف في طباعة القيمة بين مستندين.
عندما يختلف مستندان
- الاختلاف بين قيمتين مصدر كلتيهما سجل المؤسسة أو مستند رسمي تعارضٌ، ويُوقَف إرسال المستندين معًا في «مراجعة قبل الإرسال» إلى أن يُصحَّح السجل ويُعاد إصدار المستند، أو يُكتب سبب من 10 إلى 500 حرف.
- الاختلاف الذي تدخل فيه قيمة كُتبت من مستند طرف آخر، أو أُعيد بناؤها من إصدار سابق، تنبيهٌ يستحق المراجعة.
- تُذكر القاعدة وراء كل مقارنة: المادة 14(د) من القواعد الموحدة للاعتمادات المستندية (UCP 600)، التي تشترط ألا تتعارض البيانات في المستندات، أو حقل الاعتماد نفسه.
مسودة بوليصة الشحن
عند وصول مسودة الناقل، تُقارن كل قيمة فيها بتعليمات الشحن. ولا تُعتمد المسودة إلا بعد قبول كل اختلاف أو طلب تصحيحه، أو تخطي المقارنة مع ذكر السبب. ويمكن لملف الناقل بصيغة DCSA أن يملأ إجابات المقارنة مسبقًا.
القيود الرسمية
تُكتب القيم المقبولة في منظومة الفاتورة الإلكترونية والقيم المسجّلة في البيان الجمركي كما تظهر في القيد، ثم تُقارن بالفاتورة. ولا يُنسخ شيء من الفاتورة إلى القيد.
الشروط الإضافية في الاعتماد (47A)
يمكن تصنيف كل بند من الحقل 47A شرطًا مستنديًا أو شرطًا غير مستندي. والشرط المستندي المربوط بحقل مطبوع يصبح فحصًا على المستندات التي يسمّيها.
تصنيف تحفّظات البنك
عندما يرفض البنك المستندات، يمكن إعطاء كل ملاحظة في إشعاره تصنيفًا من قائمة ثابتة، كالشحن بعد آخر موعد للشحن أو تعارض البيانات بين المستندات، وتحديد المستندات المعنية. ويبقى نص البنك محفوظًا كما ورد.
إعادة فحص الإشعارات السابقة
تُجري «إعادة فحص الإشعارات السابقة»، ضمن «الاعتمادات المستندية»، فحوصَ اليوم على مستندات التقديمات السابقة كما قُدِّمت. وتعدّ الملاحظات المصنّفة التي كانت الفحوص ستكشفها والتي لم تكن ستكشفها، والتنبيهات التي تظهر على تقديمات قبلها البنك. ولا يُنسب أي عدد إلى شخص، ولا تظهر النسب المئوية إلا ابتداءً من 30 إشعارًا مصنّفًا.
لا تعني إعادة الفحص ولا المقارنات أن البنك سيقبل المستندات، فالقرار للبنك الفاحص.